Você pode pensar que utilizar endereços Gmail na empresa pode ser um excelente negócio. Afinal, eles são gratuitos e possuem uma quantidade considerável de espaço de armazenamento. Porque então pagar por um E-mail corporativo?
Porém, tanto as desvantagens do e-mail gratuito quanto as vantagens do e-mail corporativo são enormes. E são esses dados que nós mostraremos logo a seguir.
Conta de e-mail gratuita ou pessoal
Os emails gratuitos são normalmente utilizados para contas pessoais, seja para o recebimento de mensagens dos amigos e da família, para o cadastro em sites e serviços, recebimento de ofertas, entre outros.
Ao criar uma conta, por exemplo, no Gmail, você concorda com termos de uso que permitem o monitoramento e a utilização de determinadas informações, pelo próprio Google ou empresas parceiras. Somente esse fato já sinaliza a necessidade de uma outra solução para as empresas.
Além disso, enviar uma mensagem para um importante cliente por uma conta de e-mail que se pareça com vendas_minha_empresa@gmail.com certamente não dará nenhuma credibilidade neste primeiro contato.
E isso é apenas o começo. Continue vendo, a seguir, mais motivos para se ter um e-mail empresarial.
E-mail corporativo ou empresarial
No tópico anterior nós falamos sobre algumas características e desvantagens dos e-mails convencionais. Agora, você verá características dos e-mails corporativos. Vamos começar listando algumas de suas vantagens:
- Nome da empresa nos emails
- Funcionamento em ambiente mais seguro
- Proteção de ponta contra ameaças
- Proteção total dos dados
- Confidencialidade das informações
- Uso restrito ao trabalho
- Monitoramento do fluxo de comunicação
- Gerenciamento de contas e recursos
- Controle total por parte da empresa
Nos tópicos seguintes, estão mais detalhes sobre as vantagens do e-mail corporativo e porque a sua empresa precisa ter um.
Profissionalismo em primeiro lugar
Com o e-mail corporativo, todas as contas utilizadas pelos diversos departamentos e colaboradores estarão registradas no próprio domínio – endereço na internet – da empresa, por exemplo @minhaempresa.com.br.
Se o setor de vendas ou de atendimento envia uma mensagem para um cliente, os endereços dos e-mails que esse cliente vai receber podem ser:
- vendas@minhaempresa.com.br
- sac@minhaempresa.com.br
Dessa forma, quem os recebe identifica imediatamente de onde as mensagens estão vindo e sabe que é uma empresa estabelecida e com alguma estrutura.
Segurança não é negociável
Como dissemos anteriormente, e-mails de provedores gratuitos possuem termos de uso que devem ser aceitos para serem utilizados. Essa pode ser a primeira brecha nos dados de sua empresa, mas essa não é a única questão de segurança.
O e-mail corporativo é fornecido pela sua empresa, para uso restrito aos assuntos da própria empresa. Dessa forma, as contas podem e devem ser monitoradas, reduzindo imensamente as brechas para o uso indevido, que pode propiciar a entrada de malware, vírus, entre outros perigos para o seu negócio.
Incremento na produtividade
Da mesma forma que o monitoramento citado anteriormente serve para aumentar a segurança nas trocas de mensagens, serve também para aumentar a produtividade.
Imagine que, utilizando seus e-mails pessoais no trabalho, os colaboradores receberão as mais diversas mensagens durante todo o expediente, reduzindo assim o seu tempo produtivo. Além disso, o simples fato de saberem que as contas são monitoradas é um bom motivo para que se restrinjam aos assuntos da empresa.
Gerenciamento e monitoramento
É o seu departamento de TI, ou a empresa de TI contratada, que vai gerenciar o funcionamento de suas contas de e-mail, seus recursos e seu fluxo de dados, não o Google ou a Microsoft, citando os exemplos do Gmail e do Hotmail.
Ao monitorar os dados, a sua empresa não apenas estará reduzindo a perda de foco, como também pode identificar padrões úteis à segurança ou a melhoria dos processos. Dessa forma, pode otimizar o uso dos recursos gerenciando diretamente as contas e suas funcionalidades.
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