Gestão e organização de documentos com a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados chegou com a exigência de que haja uma mudança na rotina das empresas, no que concerne ao armazenamento e à gestão documental. Aqui neste artigo, nós vamos falar sobre os desafios e as soluções diante dessa realidade.

Os desafios da LGPD

A LGPD – Lei Geral de Proteção de dados, que regulamenta o uso de dados pessoais pelo poder público e pelas empresas privadas, trouxe mudanças expressivas para empresas de quase todos os portes. Com essa lei, que foi sancionada em 2018, e está em vigor desde o ano de 2020 como uma versão Brasileira da GDPR europeia, veio a necessidade de reforçar a segurança de dados, além de dar uma maior transparência ao processo de coleta, armazenamento e uso desses dados. A Lei nº 13.709/2018 trouxe, portanto, a necessidade de maiores investimentos na gestão de dados, de documentos e processos. E é reconhecer quais são essas mudanças e como elas podem impactar o dia a dia do seu negócio.

Como a LGPD impacta a gestão documental?

A LGPD tem um profundo impacto na gestão documental. Para garantir a transparência e a segurança das informações armazenadas, as empresas precisam seguir inúmeras determinações, sob o risco de sofrerem sanções, com multas que vão de 2% do faturamento bruto, até o montante de 50 milhões de reais. O processo de organização de todos os documentos da empresa que contenham dados de terceiros precisa, então, ser revisto.

Uma outra informação importante é que a LGPD não faz distinção entre documentos físicos e digitais, para efeito de aplicações de suas regras. Enquanto os dados em formato digital podem ser mais facilmente controlados através de sistemas e plataformas de gestão, a solução para os documentos físicos pode ser a digitalização de todo o material armazenado.

Organização de dados, documentos e processos diante da LGPD

É de suma importância compreender que o surgimento da LGPD não é uma ação passageira, mas o início de uma mudança cultural no que se refere ao armazenamento e ao manuseamento de dados, que deve permear todos os níveis de qualquer organização. A aplicação de todas essas exigências, entre outras requeridas pela lei de proteção de dados, apenas utilizando colaboradores e os sistemas já em utilização pela sua empresa, seria praticamente impossível, ou ao menos, muito caro e com poucas garantias de êxito.

Como o Cloud Computing pode ajudar?

O armazenamento e a manipulação de arquivos em nuvem é a grande aposta das empresas para lidar com a privacidade dos dados. Essa tecnologia permite acessar e utilizar documentos, softwares, entre outros recursos, de qualquer lugar, sem que esses recursos estejam fisicamente armazenados no dispositivo que os acessa.

Por exemplo, você pode acessar um arquivo, sem que esse arquivo esteja disponível em qualquer um dos computadores da empresa. Isso por si só já torna o armazenamento de informações mais seguro, considerando que as empresas que fornecem esse tipo de serviço possuem avançadas tecnologias de segurança.

Apenas migrando todos os dados para a nuvem, a sua empresa automaticamente já estará cumprindo uma série dos requisitos da LGPD.

A sua empresa precisa de Nextcloud!

O Nextcloud é uma plataforma colaborativa que funciona em rede privada na nuvem. Os recursos desse sistema podem ser acessados por qualquer um que tenha acesso à plataforma, de qualquer lugar, mas sem guardar nenhum desses arquivos no dispositivo do utilizador.

Como uma plataforma colaborativa hospedada em nuvem, qualquer alteração feita por um dos colaboradores estará automaticamente disponível a qualquer outra pessoa com acesso ao sistema.

Se você já utilizou o compartilhamento de documentos através de serviços como o Google Drive, você já pode ter uma ideia sobre como funciona. Mas o Nextcloud permite muito mais. Veja alguns dos recursos a seguir:

Com o Nextcloud você e sua equipe armazena, organiza, cria, edita e compartilha documentos e arquivos com total segurança dos dados, em cumprimento à LGPD, além de otimizar a gestão e os processos relacionados.

Conheça com mais detalhes as vantagens de utilizar o Nextcloud na sua empresa, falando conosco aqui da Dotfile. Teremos um grande prazer em mostrar essa solução para os problemas da sua empresa, incluindo a urgente adaptação à LGPD.

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